Tamamlanan Projeler

İki Faktörlü Doğrulama (2FA) ile Kritik Sistemlere Güvenli Giriş

Üniversitemizde Microsoft destekli iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) projesi, kritik öneme sahip SIS ve Learn  sistemleri önceliklendirerek başarıyla tamamlandı. Bu proje, BİLGİ öğrenci ve çalışanlarının kullanıcı hesaplarının güvenliğini artırmak ve yetkisiz erişimleri önlemek amacıyla hayata geçirildi. Microsoft'un sunduğu güvenlik araçları ve entegrasyon kolaylığı sayesinde, 2FA'yı mevcut sistemlerimize sorunsuz bir şekilde entegre ettik. Kullanıcılarımız artık, hesaplarına erişim sağlarken ek bir doğrulama adımı kullanarak güvenliklerini artırabilmekteler. Bu adım, kullanıcı adı ve şifreye ek olarak, mobil cihazlarına gönderilen bir kod veya onay ile gerçekleştirilmektedir. Projenin tamamlanmasıyla birlikte, üniversitemizdeki dijital güvenlik seviyesi önemli ölçüde yükseldi ve kullanıcılarımızın hesapları daha güvenli hale geldi. Bu güçlü güvenlik önlemi, iş sürekliliğimizi ve veri bütünlüğümüzü koruma konusunda büyük bir avantaj sağlamaktadır. Sistemlerden birine giriş yapan kullanıcı, diğerine de tekrar şifre girmeden güvenli şekilde doğrudan erişebilmektedir.

Dijital Form - Referans Mektupları

BİLGİ Lisans Üstü Programlar Enstitüsü, barındırdığı hizmetler bakımından yoğun evrak iletimine sahip olması neticesinde süreçlerinin hızlı ve eksiksiz tamamlanmasını gerektirmektedir. Bu bağlamda, aday öğrencilerden fiziksel olarak talep edilen referans mektuplarının, referanslardan dijital olarak toplanması sağlanmış olup enstitü içi süreçlerin etkililiği artırılmıştır. Geliştirmeyle birlikte aday öğrenciler, lisansüstü başvuru sistemi üzerinden referanslarına ait bilgileri doldurabilmekte ve referanslara dijital referans mektup bağlantısının iletilmesini sağlayabilmektedirler. Referansların bağlantıdaki bilgileri doldurması akabinde ise aday hakkındaki değerlendirme formu, sadece başvurulan bölümdeki sorumlu kişilerle gizli bir şekilde paylaşılmaktadır. Aynı zamanda referansların dijital mektubu tamamlama bilgisi de aday öğrencilere eş zamanlı olarak iletilmektedir. Böylelikle sistem paylaşlarının dijital mektup sürecini elektronik yollarla takip ve kontrol etmeleri sağlanmıştır.

Ticket Sistemi

İstanbu Bilgi Üniversitesi’nde 2002 yılından itibaren öğrenci ve personel tüm kullanıcılar için Ticket Sistemi kullanılmaya başlandı. Uluslararası öğrencilerimize daha iyi hizmet verebilmek üzere 2007 yılında Ticket Sistemi’ne ikinci dil desteği eklendi. Ticket Sistemi tüm departmanlara ve öğrencilere açık, CRM Sistemimizle de entegre bir yapıdadır. Öğrenciler sistem üzerinden idari birimlere, fakültelere veya yönlendirildiği taktirde doğrudan ilgili kişilere sorularını problemlerini iletebilmektedir.Süreç içinde sistemin herbir durumu için ilgililere bildirim gönderilmektedir. Kaydınız açıldı, üzerinde çalışılıyor, kaydınız çözüldü, kaydınız başka birime/kişiye yönlendirildi gibi…
Talep kaydı çözüldüğünde bildirim içinde bir anket gönderilmekte ve dileyen talep sahiplerinin hizmeti değerlendirmesi beklenmektedir. Değerlendirmeler ışığında verilen hizmette bir eksiklik veya iyileştirme mümkünse gerekli aksiyon alınmaktadır.

Ticket Sistemi’nin çeşitli formatlarda raporları hazırlanmıştır. Raporlar Rektörlük, Genel Sekreterlik, İlgili Fakülte ve Departman Yöneticilerine düzenli olarak gönderilmektedir.
Raporda taleplerin başlangıçtan sonuca kadar geçen süreleri, hangi adımda ne kadar zaman geçirdiği, ne kadar zamanda çözüldüğü gibi veriler yeralmakta ve ilgililerin bu veriler ışığında hizmeti iyileştirme önerileri alınmaktadır.
Ticket Sistemi IT içinde ayrıca SLA Raporları ile takip edilmektedir. Hangi alt birim veya personelin aylık periyotlarda ne kadar talep çözdüğü, çözüm süreleri, bekleyen görevleri düzenli olarak gözden geçirilmekte ve performans değerlendirmesinde kullanılmaktadır.

QR Yoklama Sistemi 

Üniversitemizin dijital dönüşümü kapsamında mevcut web tabanlı mobil uygulama güncellenerek QR yoklama modülü eklendi. Bu sayede ders yönetimi süreçleri daha hızlı, güvenli ve verimli hale getirildi. QR tabanlı yoklama sistemi; öğrencilerin fiziksel kart taşımadan kimlik doğrulaması yapabilmesini, ders katılımının anlık olarak kayıt altına alınması sağlandı. Bu uygulamalar üzerinden çalışan QR tabanlı sistemler, öğrenci bilgi sistemleriyle entegre edilerek kampüs içi süreçlerin dijital ortamda yönetilmesine olanak tanımaktadır. Bu dönüşüm doğrultusunda Akademisyenlerin yoklama süresi kısaltılarak ders verimliliği arttırıldı.