Devam Eden Projeler 2024
HermiOne ChatBot
Üniversitemizin akademik ve idari personellerine öğrenciler tarafından öğrenim hayatı ve idari süreçlerle ilgili bilgi edinme amacı güden pek çok soru sorulmakta ve e-posta gönderilmektedir. Genel itibariyle alınan sorular yıllar içinde tekrar eden ve farklı kişilerce sorulmuş benzer konulardan oluşmaktadır. Hermione Chatbot, hem öğrencilerin daha hızlı cevap alabilmeleri hem de personellerin üretkenlik ve çalışma dinamiklarinin artırılabilmeleri amacıyla geliştirilmiş bir bilgi edinme botudur. Bu kapsamda bir panel hazırlanarak Üniversitemizin ilgili birimlerinden, kendilerine sıklıkla sorulan sorular ve bunların cevapları toplanmıştır. Toplanan soru ve cevaplar Hermione’nin cevap üretme kaynağı olarak eşzamanlı olarak kullanılır. Aynı zamanda Bilgi web sayfalarındaki metinler, duyurular, yönetmelikler, Bilgi Rehber kaynakları ve bazı ÖSYM yönetmelikleri de otomatik bir şekilde cevap üretme kaynağı olarak kullanılmaktadır. Hermione Chatbot’un cevap verme potansiyelinin iyileştirilmesiyle birlikte özellikle danışman, öğrenci işleri ve CRM birimlerinde oluşan yoğunluğun azaltılarak öğrencilerimizin güncel bilgiye olabildiğince kısa sürede erişmeleri planlanmaktadır.
Form Sistemi - Fakülte Dilekçeleri
Fakülte dilekçeleri, öğrenciler tarafından çeşitli konularda hazırlanarak ilgili fakülte ile fiziksel olarak paylaşılmaktadır. Bu projeyle birlikte, öğrenciler fakülte dilekçelerini dijital olarak SIS üzerinden oluşturabilir. Oluşturulan dilekçelerde, öğrenci ile ilgili bilgiler otomatik olarak getirilerek değerlendirme süreci hızlandırılabilir. Aynı zamanda dilekçe, türüne ve daha önceden tanımlanmış bir onay akışına göre değerlendirme yapacak yetkili kişilere dijital yollarla iletilerek fiziksel evrak bulundurma ve yönlendirme için gereklilikleri azaltmaya çalışır. Aynı zamanda dilekçelerin onay durumu hem öğrenciler hem de onay akışındaki yetkili kişilerce eş zamanlı olarak sistem üzerinden izlenebilmektedir.
Danışman Randevu Sistemi
Öğrenciler, öğretim elemanlarıyla ofis saatlerinde görüşebilmekte ve kendilerine danışabilmektedirler. Danışman Randevu Sistemi, öğrencilerin danışman görüşme saatleri içerisinde istedikleri öğretim elemanından randevu alabilmelerini sağlayan ve görüşmek konusunu bildirebilecekleri bir sistem olarak, görüşmenin planlı ve amaca yönelik olmasına katkı sağlayabilir. Diğer taraftan, öğrenciler fiziksel ve online görüşme alternatiflerinden birini seçerek görüşme isteği oluşturabilir. Online görüşmeler için görüşme gün ve saatinde otomatik olarak bir Zoom toplantı bağlantısı oluşturularak kendileriyle paylaşılır. Bu çalışma aynı zamanda öğretim eleman ofislerindeki yoğunluğu azaltabilir ve öğrencilerin öğretim elemanlarıyla görüşmek için sıra bekleme gereksinimini giderebilir.
CRM - Ticket Sistem Entegrasyonu
Üniversitemizin öğrenciileri ve çalışanları, Ticket yardım masası uygulaması üzerinden sorunlarını veya taleplerini ilgili depatmanlara iletebilmektedir. Fakülte ve departmanlarımızın tamamı Ticket uygulamasına katılmış olup, Web veya E-posta üzerinden sorun/talep alabilmektedir. Çağrı merkezi üzerinden iletişim kuran öğrencilerimizin yeni talep oluşturabilmesi veya mevcut taleplerinin durumunu öğrenebilmesi için CRM ve Maximo sistemleri arasında veri entegrasyonu kurulması planlanmıştır. Bu kapsamda çağrı merkezi CRM uygulamasına, Ticket sistemindeki tüm öğrenci kayıtlarını görme, yeni kayıt oluşturma ve ilgili departmanlara transfer etme yetkileriyle entegrasyon çalışması başlatılmıştır.
Ticket Memnuniyet Anketi
Ticket yardım masası üzerinden iletilen taleplerin çözüm değerlendirmesi ve hizmet kalitesinin ölçülebilmesi için anket yapılması planlanmıştır. Fakülteler veya departmanlar tarafından çözülen Ticket taleplerinin çözümlendi iletileri üzerinden e-mail ile anket düzenlenmesine karar verilmiştir.. Anket üzerinden "Sorununuzun çözüldüğünü düşünüyor musunuz?" sorusuna 1-Hayır, 2-Kısmen, 3- Evet seçenekleriyle değerlendirme yapılması için çalışma başlatılmıştır.