Devam Eden Projeler

HermiOne ChatBot

Üniversitemizin akademik ve idari personellerine öğrenciler tarafından öğrenim hayatı ve idari süreçlerle ilgili bilgi edinme amacı güden pek çok soru sorulmakta ve e-posta gönderilmektedir. Genel itibariyle alınan sorular yıllar içinde tekrar eden ve farklı kişilerce sorulmuş benzer konulardan oluşmaktadır. Hermione Chatbot, hem öğrencilerin daha hızlı cevap alabilmeleri hem de personellerin üretkenlik ve çalışma dinamiklarinin artırılabilmeleri amacıyla geliştirilmiş bir bilgi edinme botudur. Bu kapsamda bir panel hazırlanarak Üniversitemizin ilgili birimlerinden, kendilerine sıklıkla sorulan sorular ve bunların cevapları toplanmıştır. Toplanan soru ve cevaplar Hermione’nin cevap üretme kaynağı olarak eşzamanlı olarak kullanılır. Aynı zamanda Bilgi web sayfalarındaki metinler, duyurular, yönetmelikler, Bilgi Rehber kaynakları ve bazı ÖSYM yönetmelikleri de otomatik bir şekilde cevap üretme kaynağı olarak kullanılmaktadır. Hermione Chatbot’un cevap verme potansiyelinin iyileştirilmesiyle birlikte özellikle danışman, öğrenci işleri ve CRM birimlerinde oluşan yoğunluğun azaltılarak öğrencilerimizin güncel bilgiye olabildiğince kısa sürede erişmeleri planlanmaktadır.

Form Sistemi - Fakülte Dilekçeleri

Fakülte dilekçeleri, öğrenciler tarafından çeşitli konularda hazırlanarak ilgili fakülte ile fiziksel olarak paylaşılmaktadır. Bu projeyle birlikte, öğrenciler fakülte dilekçelerini dijital olarak SIS üzerinden oluşturabilir. Oluşturulan dilekçelerde, öğrenci ile ilgili bilgiler otomatik olarak getirilerek değerlendirme süreci hızlandırılabilir. Aynı zamanda dilekçe, türüne ve daha önceden tanımlanmış bir onay akışına göre değerlendirme yapacak yetkili kişilere dijital yollarla iletilerek fiziksel evrak bulundurma ve yönlendirme için gereklilikleri azaltmaya çalışır. Aynı zamanda dilekçelerin onay durumu hem öğrenciler hem de onay akışındaki yetkili kişilerce eş zamanlı olarak sistem üzerinden izlenebilmektedir.

Danışman Randevu Sistemi

Öğrenciler, öğretim elemanlarıyla ofis saatlerinde görüşebilmekte ve kendilerine danışabilmektedirler. Danışman Randevu Sistemi, öğrencilerin danışman görüşme saatleri içerisinde istedikleri öğretim elemanından randevu alabilmelerini sağlayan ve görüşmek konusunu bildirebilecekleri bir sistem olarak, görüşmenin planlı ve amaca yönelik olmasına katkı sağlayabilir. Diğer taraftan, öğrenciler fiziksel ve online görüşme alternatiflerinden birini seçerek görüşme isteği oluşturabilir. Online görüşmeler için görüşme gün ve saatinde otomatik olarak bir Zoom toplantı bağlantısı oluşturularak kendileriyle paylaşılır. Bu çalışma aynı zamanda öğretim eleman ofislerindeki yoğunluğu azaltabilir ve öğrencilerin öğretim elemanlarıyla görüşmek için sıra bekleme gereksinimini giderebilir.

CRM - Ticket Sistem Entegrasyonu

Üniversitemizin öğrenciileri ve çalışanları, Ticket yardım masası uygulaması üzerinden sorunlarını veya taleplerini ilgili depatmanlara iletebilmektedir. Fakülte ve departmanlarımızın tamamı Ticket uygulamasına katılmış olup, Web veya E-posta üzerinden sorun/talep alabilmektedir. Çağrı merkezi üzerinden iletişim kuran öğrencilerimizin yeni talep oluşturabilmesi veya mevcut taleplerinin durumunu öğrenebilmesi için CRM ve Maximo sistemleri arasında veri entegrasyonu kurulması planlanmıştır. Bu kapsamda çağrı merkezi CRM uygulamasına, Ticket sistemindeki tüm öğrenci kayıtlarını görme, yeni kayıt oluşturma ve ilgili departmanlara transfer etme yetkileriyle entegrasyon çalışması başlatılmıştır.

Ticket Memnuniyet Anketi 

Ticket yardım masası üzerinden iletilen taleplerin çözüm değerlendirmesi ve hizmet kalitesinin ölçülebilmesi için anket yapılması planlanmıştır. Fakülteler veya departmanlar tarafından çözülen Ticket taleplerinin çözümlendi iletileri üzerinden e-mail ile anket düzenlenmesine karar verilmiştir.. Anket üzerinden "Sorununuzun çözüldüğünü düşünüyor musunuz?" sorusuna 1-Hayır, 2-Kısmen, 3- Evet seçenekleriyle değerlendirme yapılması için çalışma başlatılmıştır.

ISO27001-V22 Sertifika Çalışmaları

Üniversitemiz, YÖK’ün de talimatıyla 2018 yılında ISO27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi sertifikasyon süreçlerini başlattı ve 2021 yılında ISO27001-16 sertifikasına hak kazanıldı. 2025 yılına gelindiğinde ise sertifika güncelleme çalışması kapsamında ISO27001-2022 versiyon sertifikasyon için süreçler tekrar başlatıldı.Yürüttüğümüz çalışmalar, bizim için yalnızca bir belge süreci anlamına gelmemekte; kurumsal yapımızı daha güvenli ve sistematik hale getirdiğimiz kapsamlı bir dönüşümü ifade etmektedir. Akademik özgürlük ile bilgi güvenliği gereklilikleri arasında dengeli bir yapı kurmaya özen gösterilmektedir. Bu doğrultuda Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kapsamı netleştirilmekte, günncel politika ve prosedürler oluşturulmaktadır.Ayrıca akademik ve idari personele düzenli olarak farkındalık eğitimleri verilmektedir. Amacımız sadece doküman hazırlamak değil, bilgi güvenliğini günlük iş yapış biçimimizin doğal bir parçası haline getirmektedir.

Akredite belgelendirme kuruluşu tarafından yürütülen iki aşamalı denetimde önce dokümanlar incelenmekte, ardından uygulamalar sahada değerlendirilmektedir. Kurumumuzda yaptığımız çalışmalar yerinde gözden geçirilmektedir. Tespit edilen uygunsuzlukları gidererek sertifikasyon sürecini tamamlamayı hedeflemekteyiz. Ancak bu süreci bir bitiş olarak görmemekte; her yıl gerçekleştirilen gözetim denetimleri ve sürekli iyileştirme yaklaşımıyla bilgi güvenliğini üniversitemizin kalıcı ve sürdürülebilir bir değeri haline getirmekteyiz.

Kablosuz Ağ Altyapısı ve Güvenlik Yönetim Sistemi Yenileme

Üniversitemizin tüm kampüslerinde on iki yılı aşkın süredir hizmet veren kablosuz ağ altyapısının ve kablolu-kablosuz ağ güvenlik yönetim sisteminin modern, güvenli ve yüksek kapasiteli yeni nesil çözümlerle yenilenmesini planlanmaktadır.

Mevcut ağ ekipmanlarının teknik kullanım ömrünü doldurması, yeni güvenlik yamalarını alamaması, artan kullanıcı sayısı, güncel şifreleme protokollerini kullanabilme, WiFi 6/7 teknolojilerine uyum ile performans/kapasite artışı sağlanması sayesinde kullanıcı deneyimini artırmayı hedeflemekteyiz.